Troms fylkeskommune er etter arkivloven ett organ og arkivleder har arkivfaglig ansvar for hele fylkeskommunen. Arkivleder har personal- og økonomiansvar for Arkivavdelingen i sentraladministrasjonen. Arkivavdelingen er en del av Drifts- og utbyggingssenteret.

For sentraladministrasjonen i fylkesbygget er det Arkivavdelingen som har daglig ansvar for journalføring, kvalitetssikring og arkivering. Tannhelseetaten hadde egen arkivar i etatens administrasjon inntil juni 2016 og egne postmottak ute hos de enkelte overtannlegene. Alle de videregående skolene har egne postmottak og egne ansatte med arkivarrettighet, med unntak av SMI-skolen. Troms fylkestrafikk ble avdeling under Samferdselsetaten fra 1. januar 2016. For perioden 2011-2015 hadde de eget arkiv.

Det er pr. 1.5.2016 59 ansatte på de videregående skolene og i fylkeshuset som har arkivarrettigheter i ESA. Av disse er arkivleder, systemadministrator for ESA, sju fast ansatte arkivarer og to midlertidig i Arkivavdelingen. Tre er ansatte på IT-senteret som er server og applikasjonsansvarlige. Resterende er ansatte ved skolene. Fem ansatte i fylkeshuset har møtesekretærrolle med utvidede rettigheter.